Абонентное консультационное обслуживание

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях. Что выбрать: компенсацию или аренду?

22.08.2010

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях.
Что выбрать: компенсацию или аренду?


Далеко не у каждой организации имеется в собственности транспортное средство. А необходимость в перемещении есть практически у всех. В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях?

Возможны два варианта возмещения расходов работника:

  •    выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
  •     заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.


Выплачиваем компенсацию


Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

  • приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  • документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
  • путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:
-    компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
-    размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце;
-    в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается.
В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации.

Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

 

Тип транспортного средства Предельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоциклы 600

 

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды


Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • акт приема-передачи автомобиля;
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.
Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.
Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

 

  Договор аренды автомобиля
с экипажем
Договор аренды автомобиля
без экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Предоставляются арендодателем Не предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт) Исполняется арендодателем.
Договором может быть предусмотрено иное
Исполняется арендатором
Оплата труда водителя Возлагается на арендодателя.
Договором может быть предусмотрено иное
Возлагается на арендатора.
Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством Производится арендодателем.
Договором может быть предусмотрено иное.
Возлагается на арендатора.
Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.) По соглашение сторон


Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти. При аренде предполагается, что собственник фактически (а не формально) передал имущество арендатору, арендатор пользовался им в течение определенного срока, а затем вернул собственнику. Совместное использование имущества противоречит сути арендных отношений.
Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором). Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время?


Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.


Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц.
Образец Акта приема-передачи автомобиля
Акт приема-передачи автомобиля
г. Челябинск                                                                                                                                            11 января 2010 года

Настоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:

ТИП ТС:
Марка, модель:
Идентификационный номер (VIN):
Год выпуска ТС:
Модель, номер двигателя:
Шасси (рама) №:
Кузов №:
Цвет:
Мощность двигателя:
Рабочий объем двигателя:
Серия и ГТД:
Паспорт ТС:
Выдан:
Выявлены следующие повреждения:

1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.
2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Арендодатель:                                                                                                                                                 Арендатор:

 

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение ГСМ, организация должна составлять путевые листы.
Как правило, компании, арендующие автомобили у сотрудников, не являются автотранспортными. Форму путевого лица они могут разработать самостоятельно. Учтите лишь, что любой первичный документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В путевом листе желательно зафиксировать и такие данные, как показания одометра (пробег в километрах) на начало и конец дня и маршрут следования автомобиля. Контролирующие органы считают, что без этих сведений невозможно просчитать расход бензина, который учитывается при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение ГСМ, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

 

Образец Путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля № 13
за январь 2010 г.


Организация ООО «Импульс», г. Челябинск, ул. Красная, 2, тел. (351) 222-22-22
Автомобиль  Nissan Almera А999АА 174

Дни исполь-зования автомобиля Ф.И.О. работника № водитель- ского удосто-верения Маршрут следования Показания одометра (км), время (ч., мин.) Общий пробег (км) Приобретенные ГСМ Подпись работника
выезда возврата

вид, коли-

чество (л)

Стои-

мость (руб.)

11.01.2010 г. Маркин А. А. 74 КМ
№ 123456
г. Челябинск,
ул. Красная, 2 – Троицкий тракт, 10а
и обратно
041100
9.00
041120
12.00
20 Бензин
АИ-92, 2
50 Маркин
20.01.2010 г. Маркин А. А. 74 КМ
№ 123456
г. Челябинск,
ул. Красная, 2 – ул. Сахарова, 15
и обратно
041280
13.00
041300
16.00
20 Бензин
АИ-92, 2
50 Маркин

Главный бухгалтер ____________________________ Щербенок Н.А.

 

Обратите внимание! Путевые листы организации составляются на срок от 1 дня до 1 месяца. Разработанные формы путевого листа и периодичность их составления закрепляется в учетной политике организации.

Комментирует Н. В. Ермолаева, заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга ГК «ВнешЭкономАудит»:
Для того чтобы исключить из расчета «неслужебный» пробег, можно снимать показания одометра:
−    в понедельник - на начало дня, когда работник отдает машину в распоряжение организации;
−     в пятницу - на конец дня, когда работник ее забирает.


Помимо путевых листов нужно иметь кассовые чеки АЗС, подтверждающие затраты на приобретение ГСМ.
Суммы арендной платы, а также все затраты на содержание автомобиля и ГСМ можно включить в состав расходов. При выплате арендной платы организации необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (или 30%, если физическое лицо -нерезидент РФ).
Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются. Дело в том, что выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, страховыми взносами не облагаются. Исключение: выплаты по договору аренды с экипажем в части оплаты услуг водителя. Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем рекомендуется указывать две суммы: арендной платы и оплаты услуг водителя. На вторую сумму нужно будет начислить страховые взносы.

Ольга КОНОПЛЕВА
ведущий консультант отдела
бухгалтерского и налогового консалтинга
ГК «ВнешЭкономАудит»




Оставить комментарий

Вы можете оставить свой комментарий. Для этого необходимо заполнить приведенную ниже форму. Поля, отмеченные звездочками, обязательны для заполнения.

БИЗНЕС-ОБУЧЕНИЕ:

 


По всем вопросам, связанным с обучением, просим обращаться к руководителю проектов бизнес-обучения Елене Алексеевне Родиной по тел.: (351) 729-85-29, e-mail: rea@ural-audit.ru  и менеджеру проектов Синица Екатерине по тел.: (351) 729-85-29, email: abonent@ural-audit.ru  

По вопросам рекламно-информационного сотрудничества, проведения совместных мероприятий обращайтесь в отдел рекламы по тел.: (351) 729-85-29, e-mail: pr@ural-audit.ru

 

Заказ услуги

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.