Абонентное консультационное обслуживание

Как сделать существующую автоматизированную систему учета более эффективной?

01.11.2008

Источник: Практикум бухгалтера, Апрель 2008 г.

Марина Викторовна
ПАЩЕНКОВА,
директор ООО "ВнешЭкономАудит. ПРОФ"


Способ первый - доработка имеющейся конфигурации

Вполне возможно, что действующая конфигурация систем финансового и управленческого учета устраивает финансовые службы, персонал также обучен работе с программой, достоверность информации, введенной в эту программу, не вызывает сомнений. Однако руководителю необходимо получать информацию, предоставление которой связано с внесением изменений в конфигурацию.

В этом случае можно привлечь консультантов, которые поставят задачи перед программистами.
Однако следует помнить, что обновление измененной конфигурации должно производиться специалистом с учетом внесенных изменений. Поэтому затраты на такое внедрение будут периодически увеличиваться. Зачастую стоимость периодических обновлений измененной системы превышает стоимость первоначального внедрения.

Безусловно, такой способ достаточно привлекателен, но существуют «ограничения для роста».
Например, на предприятии внедрена «1С Бухгалтерия 7.7», учет в ней автоматизирован полно- стью, «ручного» учета нет, конфигурация очень проста в использовании, при необходимости возможны настройки и изменения конфигурации. Однако, при росте требований на предприятии: желании ввести процесс бюджетирования, производить развернутый анализ себестоимости продукции (хотя, при настройке конфигурации, и это возможно), иметь аналитику по другим данным, стоит задуматься о выборе нового программного продукта.

Способ второй — приобрести новую автоматизированную систему управления (АСУ)

И тут возникает самый сложный вопрос, какого типа выбрать систему.
Критериев выбора много. В первую очередь, необходимо понять, что же в итоге хотелось бы получить от системы автоматизации. Только после этого можно будет приступить к анализу предложений.

Какие критерии должны влиять на выбор?

К таким критериям относятся:

  • совокупная стоимость приобретения системы, запуск ее в эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии;
  • надежность, долговечность, производительность и современность; 

Очень важные критерии:

  • уровень и качество сервиса в послепродажный период;
  • возможность сопровождения и развития системы.

Рассмотрим некоторые из этих критериев подробнее.

Основной критерий выбора программного продукта - функционал программы или потенциальные возможности в областях учета. Чем выше требования руководства организации, тем шире должна быть функциональность программного продукта.

Без сомнения, организации необходимо все, что содержат современные АСУ (за очевидными исключениями, например, супермаркету вряд ли пригодятся модули управления сборочным производством). Но, конечно же, при выборе комплексной системы автоматизации важно сначала оценить реальные потребности (возможности) организации, хотя это и достаточно трудоемкий процесс.

В идеале в каждой организации должен быть разработан план развития на несколько лет вперед, и даже если в нем не прописана роль АСУ, можно на основании плана развития разработать план автоматизации, что поможет избежать «лоскутной» автоматизации.

Первоочередные задачи, как правило, уже известны. Это именно те участки, где внедрение системы не желание, а необходимость. Как правило, начиная автоматизацию с таких участков, группа по внедрению практически не сталкивается с неприятием системы сотрудниками, а это немаловажный фактор для успеха внедрения.

Отметим, что современный рынок АСУ богат предложениями разнообразных систем.
Компании-разработчики предоставляют услуги по обследованию бизнеса, по подбору подходящей системы, но руководству организации предварительно нужно самостоятельно обозначить некоторые критерии для выбора.

Например, очевидно, что торговой организации необходим анализ продаж в различной аналитике (по менеджерам, регионам, видам товаров и пр.), производственной - детальный анализ себестоимости выпущенной продукции и полуфабрикатов. Кроме того, необходимо помнить, что система должна соответствовать действующему законодательству и оперативно реагировать на изменения в нем.

Говоря о возможностях учета тех или иных особенностей, нужно понять, как это практически реализовано в системе. Существует несколько основных вариантов:

  • особенности уже учтены в системе и изменений дополнительно делать не нужно;
  • систему можно настроить посредством установления значений тех или иных параметров, что доступно непосредственно из программы;
  • систему можно доработать на уровне исходного кода (настроить с помощью специального или универсального языка программирования).

Можно применить любой из перечисленных вариантов, но, вместе с тем, необходимо избе- гать крайностей, которые несоразмерно увеличат стоимость обслуживания.

Комплексы или блоки?


До недавнего времени считалось, что автоматизация организации в одной информационной базе - то, к чему необходимо стремиться. Организации внедряли единые комплексы, тем самым исключая неоднократный ввод данных, уменьшая вероятность ошибок, вводя единые нормы и стандарты для организации.

Кроме решения основных задач при внедрении систем автоматизации, этот процесс помог многим выработать единые стандарты справочников, усовершенствовать документооборот, добиться исполнительской дисциплины.

Современные системы автоматизации могут быть выстроены из отдельных блоков, между ко- торыми налажены типовые правила обмена и интеграция. Стоит отметить, что это не возврат к «лоскутной» автоматизации, т.к. обмен и интеграция настроены разработчиками, а необходимые компоненты организация может «собрать» для себя. Современные системы управления развиваются по пути интеграции блоков, например, учетные блоки и блоки бюджетирования, управления производственным процессом, управление торговлей и другие.

Перед принятием решения о начале процесса автоматизации, необходимо дать собственную оценку предприятию в целом:

  • существует ли команда заинтересованных в процессе сотрудников?
  • есть ли у этой команды достаточные полномочия?
  • готова ли организация к внедрению системы?

Нужно учесть, что современные системы автоматизации достаточно универсальны, но стоимость их при покупке не является показателем стоимости внедрения. Практически любой организации необходимы консультационные услуги по работе с программой, обучение сотрудников, настройки, отчеты и обработки. Но стоимость внедрения - это еще не все, «чем придется платить» организации. Сотрудники организации будут вынуждены работать в новых условиях, от скорости их перестройки, желания менять что-то в своей работе, понимания процесса зависит многое.

Привлекаем специалистов

Если вы решили привлечь профессиональных специалистов для выбора подходящей системы автоматизации, то вам стоит иметь в виду, что им необходима полная информация об организации, а так же о ваших целях и задачах на будущее. Специалисты проведут экспресс-анализ организации по предоставленным вами данным.

Для работы специалистов немаловажна поддержка высшего руководства организации. Опытный специалист, конечно, видит больше, чем ему говорят в процессе обследования, но недосказанность и умышленное утаивание информации сотрудниками в большом объеме может привести к неверным выводам или предоставлении некорректных отчетов для руководства.

Результатом экспресс-анализа будет предоставление объективной информации по предлагаемым программным продуктам, по интеграции их с другими, развернутые ответы на ваши вопросы. Важно, чтобы информация, предоставленная специалистами, была краткой, но охватывающей все волнующие вас вопросы, содержать понятные выводы.

Преимущества работы специалистов в том, что анализ производят профессионалы, имеющие опыт работы по внедрению автоматизированных систем в других организациях, они могут предложить решения, которые применяет организация отрасли, видят проблемные участки со стороны, могут дать рекомендации, они не заинтересованы в сокрытии информации.

Как гарантировать успех внедрения программного продукта?

Успешное внедрение зависит от многих факторов (это тема отдельной статьи), но есть основные критерии успеха:

  • программный продукт, выбранный для внедрения - универсален и достаточно широко распространен. Организации вашей отрасли или близкие по виду деятельности используют его;
  • возможность и доступность обновлений системы;
  • возможность выбора варианта послепродажного сопровождения, от внедрения собственными силами и использование только консультационные возможности «горячей линии», до обеспечения работоспособности системы специалистами по внедрению;
  • оперативное реагирование на изменения законодательства, на замечания пользователей;
  • льготные условия поставки новых версий системы;
  • компания, выбранная в качестве консультанта по внедрению, имеет опыт автоматизации организаций, в штате компании состоят сотрудники, владеющие методологией учета, бюджетирования, финансового анализа, и пр.;
  • персонал организации готов к автоматизации.


Выбрать наиболее эффективный путь к автоматизации непросто. Этот процесс занимает от нескольких месяцев до года.

Рассмотренные выше критерии - это только наиболее важные моменты, которые нужно учесть при выборе. Они далеко не исчерпывающие, но надеемся, что они смогут вам помочь.

Перепечатка статьи или любой ее части возможно только при указании сайта  www.ural-audit.ru. Публикация в сети Интернет должна сопровождаться гиперссылкой, содержащей название сайта в тексте ссылки и ведущей на сайт www.ural-audit.ru. Использование полностью или частично материалов сайта без соблюдения указанных требований будет преследоваться по закону.



Оставить комментарий

Вы можете оставить свой комментарий. Для этого необходимо заполнить приведенную ниже форму. Поля, отмеченные звездочками, обязательны для заполнения.

БИЗНЕС-ОБУЧЕНИЕ:

 


По всем вопросам, связанным с обучением, просим обращаться к руководителю проектов бизнес-обучения Елене Алексеевне Родиной по тел.: (351) 729-85-29, e-mail: rea@ural-audit.ru  и менеджеру проектов Синица Екатерине по тел.: (351) 729-85-29, email: abonent@ural-audit.ru  

По вопросам рекламно-информационного сотрудничества, проведения совместных мероприятий обращайтесь в отдел рекламы по тел.: (351) 729-85-29, e-mail: pr@ural-audit.ru

 

Заказ услуги

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.