(351) 729-85-29
 |
Журнал «Бухгалтерия: просто, понятно, практично» №13, июль 2012 |
Автор: Оксана Дурова, старший консультант Департамента бухгалтерского, налогового и правового консалтинга ГК «ВнешЭкономАудит»
По поручению руководства работник направляется в служебную командировку в другой город. Бухгалтеру предстоит заняться оформлением всех необходимых для командирования документов. Приведем образцы нужных документов и дадим рекомендации по их оформлению.
Чем руководствоваться
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
- Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
Командировки работников требуют оформления различных кадровых и бухгалтерских документов. Для целей налогообложения наиболее важны документы, которые будут составлены уже после командировки (отчеты, чеки, билеты). Но не менее важно правильно составить все документы и перед отбытием работника в служебную поездку. Остановимся на деталях и последовательности заполнения всех необходимых форм.
Понятно, что…
…служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Шаг 1. Подготовьте служебное задание
Цель командировки работника определяется руководителем компании и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения 1). Поэтому после того, как руководство приняло решение о командировании, нужно составить этот документ.
Для оформления служебного задания применяется унифицированная форма № Т-10а, утв. Госкомстатом России 2.
В документе требуется не только заполнить пустые графы, но и получить подпись генерального директора компании, и руководителя структурного подразделения. Графу 12 задания оставьте пустой.
Она заполняется после командировки самим работником:
В период командировки служебное задание хранится или у работника, или в компании. Прямого указания на место хранения в законодательстве РФ нет.
Поэтому имеет смысл указать его непосредственно в приказе компании о командировании.
Формулировка может быть примерно следующей:
2.6. В период командирования служебное задание хранится у Работодателя.
2.7. После возвращения работника из служебной командировки Работодатель обязан предоставить работнику служебное задание для заполнения графы 12 и проставления личной подписи.
Шаг 2. Издайте приказ о командировке
В законодательстве нет прямой обязанности компании издавать приказы о командировании своих работников. Однако существуют унифицированные формы документов № Т-9 и № Т-9а, утвержденные Госкомстатом 2 . Этими формами лучше не пренебрегать. К тому же, что существует мнение чиновников о том, что приказ лучше оформлять в целях признания расходов при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47).
Приказ нужно подписать у руководителя компании и ознакомить с ним работни-ка под роспись. Для составления можно воспользоваться образцом:
Шаг 3. Оформите командировочное удостоверение
После издания приказа нужно оформить для работника командировочное удостоверение. Оно составляется по унифицированной форме № Т-10, утв. Постановлением 2 . В нем указывается срок пребывания в командировке, а также дата приезда в пункт назначения и дата отбытия из него (п. 7 Положения 1).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем компании, после чего вручается работнику. В удостоверении работник обязан проставить отметки о датах прибытия в место командировки и выезда из него. Отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании, в которую работник командируется:
Просто имейте в виду
Пока работник находится в командировке, в табеле учета рабочего времени проставляется код «К» или «06». Именно эти коды предусмотрены формой № Т-12 (утв. Постановлением 2).
Если работник направляется в командировку за пределы РФ, то командировочное удостоверение не оформляется. В качестве подтверждения будет достаточно загранпаспорта с отметками пограничной службы. Исключение – командирование в некоторые страны СНГ, в которых никакие отметки на границах не ставятся (п. 15 Положения 1).
Журнал регистрации командировок
Компания обязана вести учет работников, выбывающих в командировку. Для такого учета существует специальный журнал (см. ниже), его форма утверждена Приказом 3. Вести журнал регистрации обязательно. Дополнительно в каждой компании должен быть приказом назначен ответственный за ведение журнала. Хранить журнал регистрации командировок нужно в течение 5 лет (п. 5, 6 Приказа 3).
СЛОВО ПРАКТИКУ
ОБ ОТМЕТКАХ В КОМАНДИРОВОЧНОМ УДОСТОВЕРЕНИИ
Галина Мережкина, бухгалтер МОУ «СОШ № 3 г. Жирновска», г. Жирновск, Волгоградская область
Бывает, что работники забывают проставлять отметки в своем командировочном удостоверении. При этом отсутствие командировочного удостоверения, а также отметок в нем не позволит компании обосновать произведенные в связи с командировкой расходы. Таково мнение судей (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № А29-800/2009).
Замечу, что в законодательстве прямо не сказано, как следует поступать в таком случае. Однако полагаю, что главная цель бухгалтера в такой ситуации – обеспечить прозрачность операции для проверяющих органов. Поэтому могу посоветовать оформить бухгалтерскую справку, разъясняющую характер командировки и обстоятельства, из-за которых работник не получил отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении.
Другие правильно оформленные документы и такая справка поможет компании минимизировать риск доначислений при проверке налоговиков.
