Главный бухгалтер принимает дела

В первые дни на новом месте главный бухгалтер опирается на данные бухгалтерии, переданные его предшественником. При этом новоиспеченный главбух нередко сталкивается с массой нарушений, оставленных уволившимся коллегой. В этой статье мы расскажем, как обезопасить себя от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов.

Увольнение главного бухгалтера происходит на тех же основаниях, что и любого другого специалиста. Рассмотрим два основных варианта.

1.Увольнение по собственному желанию, согласованию сторон или в связи с прекращением срока трудового договора. Это наиболее удобный вариант для преемника, поскольку в этом случае прежний главбух должен отработать не менее двух недель. Соответственно, найдется время на обстоятельную передачу дел, адаптацию к новым условиям и, что немаловажно, знакомство с коллективом. Основная проблема состоит в том, как оформить трудовые отношения нового и старого бухгалтеров, поскольку двух «главных» в организации быть не должно. Возможны два варианта: перевод прежнего работника на новую должность (например, финансовый директор) или прием нового на временно свободную (например, заместитель главного бухгалтера). Разумеется, оба эти варианта допустимы только с согласия одной из стороню

ВНИМАНИЕ! В случае если увольняющийся бухгалтер в процессе передачи дел продолжает исполнять свои должностные обязанности, необходимо подготовить приказ директора о том, что все документы, особенно денежные, оформляются по согласованию с новым главбухом.

2.Увольнение по инициативе работодателя. Это прямое свидетельство того, что положение дел в бухгалтерии, скажем так, оставляет желать лучшего. Как правило, не стоит ожидать передачи дел из рук предыдущего главбуха. Новому главному бухгалтеру стоит выяснить причины увольнения предшественника, уточнить, на кого было возложено временное исполнение его обязанностей и принимать дела непосредственно от него.

ВНИМАНИЕ! Наилучшим решением при смене главного бухгалтера, на наш взгляд, является проведение аудиторской проверки, которая пойдет на пользу всем заинтересованным сторонам. Новый главный бухгалтер начнет работать в полной уверенности, что истекший период уже не вызовет нареканий. Бывший главбух оставит должность, зная, что претензий со стороны прежних руководителей уже не возникнет. Ну и работодатель получит подтверждение, что ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета ему не грозит.

Теперь определим порядок передачи дел. Уже на этом этапе вы сможете получить некоторое представление об общей организации работы и выстроить план первоочередных действий. При этом самое важное, что вам предстоит сделать, - это обезопасить себя от ответственности за ошибки и недоработки вашего предшественника.

В приказе руководителя на передачу дел следует отразить:
- лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;
- сроки приема-передачи дел;
- порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Начать передачу дел следует с оформления акта приема-передачи, в котором следует отразить перечень переданных документов и состояние учета на предприятии. Форма акта приема-передачи дел нигде законодательно не зафиксирована, поэтому рекомендуем предусмотреть в ней все обязательные реквизиты, установленные в законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

ВНИМАНИЕ! Перед составлением акта следует определиться, за какой период вы собираетесь принять документы. По закону первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность должны храниться не менее пяти лет. Однако в большинстве случаев принять и проверить всю бухгалтерию за этот период у вас не будет ни времени, ни возможности.

Лучше всего посмотреть те документы, которые будут необходимы для формирования будущей бухгалтерской и налоговой отчетности.
Если вы устроились на работу, например, августе 2009-го, вам нужно принять документы, которые подтверждают остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета, отраженным в балансе и Отчете о прибылях и убытках за первое полугодие 2009 года и, кроме того, документы за июль.

В аналогичном порядке могут приниматься документы налоговой отчетности. Однако стоит иметь в виду, что у разных налогов разный отчетный (налоговый) период. Например, по НДС это месяц или квартал, по налогу на прибыль -- квартал, полугодие, 9 месяцев или год.

Документы, не относящиеся к текущему отчетному периоду, можно принять в папках с указанием их общего количества. При этом для большей уверенности папки можно прошить, поставить печать и подписи или пронумеровать.

Сложнее обстоят дела с документами за текущий период. Если их количество позволяет принять их по реестру, так и сделайте, а если нет, - остановитесь на вышеизложенном варианте. Таким образом вы сумеете избежать ответственности за отсутствие какой-либо первичной документации, а также за недочеты в ее оформлении.

Если в ходе передачи дел выяснилось, что какие-либо документы или журналы (книги) отсутствуют либо утеряны, новый главбух должен уведомить руководителя организации и указать недостающие документы в акте приема-передачи дел.

Пример.
Документы ООО «Лидер»

Смена главного бухгалтера не является основанием для проведения полной инвентаризации. Однако не стоит упускать из виду, что инвентаризация - самый надежный способ контроля. Более того, без нее невозможно подтвердить остатки на таких счетах, как 01, 10, 50, 41, 60, 62, 76. Поскольку полная инвентаризация – дело исключительно трудоемкое, в ряде случаев возможна частичная проверка.

Итак, что следует выполнить в первую очередь:

•   провести полную инвентаризацию кассы, расчетного счета, ценных бумаг;

•   провести полную или частичную инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами. Запросите акты сверки с наиболее значимыми контрагентами, основываясь, например, на сумме и дате возникновения задолженности;

•   запросить акты сверки с бюджетом и внебюджетными фондами;

•   провести полную или частичную инвентаризацию имущества, избрав критерием стоимость основных средств и материальных запасов.

Результаты инвентаризации следует оформить унифицированными документами, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88, и отразить их в акте приема-передачи дел.

Пример:
Инвентаризация активов и обязательств ООО «Лидер» на 30.06.2009 г.

дебиторская и кредиторская задолженность

Очевидно, что подтвердить достоверность всей бухгалтерской и налоговой отчетности в ходе передачи дел практически невозможно. Поэтому рекомендуем изучить отчетность за последние три года, то есть за тот период, который может проверить налоговая инспекция. На этом этапе мы рекомендуем новому главбуху предпринять следующее:

•   проверить состояние текущей учетной и налоговой политики, ее соответствие законодательству и учету;

•   проверить соответствие данных, отраженных в бухгалтерском учете и учредительных документах;

•   ознакомиться с результатами аудиторских и налоговых проверок;

•   составить таблицу, в которой отражены данные об отчетности и сроках ее предоставления в налоговые и иные органы; проверить отметки о получении;

•   распечатать оборотно-сальдовые ведомости (поквартально) и приложить их к акту приема-передачи дел.

Акт приема-передачи дел подписывается всеми участниками (это, как минимум, лица, передающие и принимающие дела. Если для выполнения этой процедуры была создана специальная комиссия, то свою подпись в документе должны поставить все члены комиссии) и утверждается руководителем организации.

Как правило, акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, а второй остается у прежнего главбуха.

Кроме того, следует оформить отдельный акт на передачу печати организации, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы "Клиент-Банк", ценных бумаг, бланков строгой отчетности и т. д.

ВНИМАНИЕ! Не забудьте переоформить банковские карточки с образцами подписей.

Вы можете оставить свой комментарий. Для этого необходимо заполнить приведенную ниже форму. Поля, отмеченные звездочками, обязательны для заполнения.