Оптимизация численности и расходов на персонал

Оптимизация численности и расходов на персонал

Автор статьи Мальцев Сергей Викторович – консультант, имеющий успешный опыт реализации проектов по проведению сложных организационных изменений, связанных с разработкой и внедрением систем управления, управленческого учета и их автоматизации.  В своих проектах автор большое внимание уделяет развитию управленческих навыков менеджеров клиента. Проекты автора обычно длятся 1-1,5 года (с вхождением в состав управленцев компании в должностях: директор по персоналу или директор по организационному развитию) и проводятся с применением экспертных и процессных методик консультирования и выполнением автором ролей менеджера, наставника и тренера.  Среди клиентов автора следующие компании: НК ЮКОС, ЗАО «Запсибгаз», ОАО «Томский инструментальный завод», ФГУП «Бердский завод биопрепаратов»,  ООО «Азбука Вкуса» (ОАО «Городской супермаркет»), ООО «Первая экспедиционная компания», ЗАО «Юнайтед Норд».

Вопрос оптимизации численности и расходов на персонал требует постоянного внимания менеджеров и является основной «головой болью» для большинства российских компаний. Чтобы правильно работать с данной проблемой (здесь и далее – словом «проблема» обозначается измеримый разрыв (вызов менеджеру) между существующим и желаемым состоянием), необходимо правильно ее формулировать и анализировать.

Прежде всего предприятие должно уметь определять оптимальное количество необходимого персонала и оптимальных затрат на персонал, связанных с планированием, исполнением и контролем мероприятий по управлению персоналом (мотивацией, обеспечением условий труда, подбором, адаптацией, оценкой и аттестацией, обучением и развитием, учетом, формированием кадрового резерва, обеспечением внутренних коммуникаций, увольнением). По опыту автора тренинга, в большинстве компаний менеджеры не могут объективно сказать, сколько им требуется персонала для обеспечения того или иного уровня деятельности, и вопрос планирования расходов на персонал или сокращения расходов на персонал решается «шаманскими» методами: «в бубен постучали, ухо к земле приложили - решение услышали». И если в основном производстве товара и услуги существует понятие планирование и нормирование численности, то для цехового и административного персонала все делается на глазок без применения моделей планирования, лимитов и нормативов. Никто точно не знает, сколько юристов, бухгалтеров, финансистов, сотрудников службы управления персоналом необходимо компании в каждый конкретный момент времени.  С точки зрения менеджмента (один из основных принципов которого гласит – то, что не измеримо, то не управляемо), при отсутствии системы измерения необходимой численности задача ее оптимизации не имеет логически обоснованных решений и переносится в область интуиции и необъяснимых явлений. Вопрос разработки норм расходов на персонал сложен, но подлежит разрешению, что было не однократно продемонстрировано автором тренинга в его проектах.

Кроме этого, необходимо осознавать, что существует два типа деятельности в организации – регулярная деятельность и развитие (проекты). Первая относится к выполнению основных (постоянных, делаемых сотни раз) обязанностей, вторая – к выполнению уникальных задач. Для регулярной деятельности необходимо применение подходов, связанных с определением KPI (ключевые показатели эффективности) и навыками управления результативностью (результативность – отражение удовлетворенности потребителя, выполнения целей по валовым показателям) и эффективностью (эффективность – отражение разницы ценности полученного результата и потраченных ресурсов, выполнение целей по прибыли и себестоимости) использования человеческого ресурса в бизнес процессах. Для деятельности по развитию решения  по оптимизации численности и расходов на персонал лежат в области навыков подраздела менеджмента – управление проектами (управление интеграцией, коммуникациями, рисками, человеческим ресурсом, поставками, результатами, качеством, сроками, содержанием и стоимостью проекта). Необходимо изначально разделять задачи оптимизации численности и расходов на персонал в регулярной деятельности и в развитии. В большинстве компаний менеджеры не умеют правильно определять результативность и эффективность деятельности подразделения (процесса) и у них нет возможности в такой ситуации системно решить проблему оптимизации численности и расходов на персонал.
Автор тренинга представит слушателям свою авторскую пошаговую методику определения KPI и научит слушателей ее правильному применению.

Так же очень важен вопрос проведения качественного причинно-следственного анализа возникновения проблемы – неоптимальная численность и расходы на персонал в каждом конкретном случае. По опыту автора, в большинстве компаний сражаются со следствием, а не с причинами возникновения обозначенной выше проблемы.  В результате этого либо эффект от борьбы очень кратковременный, либо его нет совсем, а пути его достижения сопряжены с очень высокими рисками возникновения еще более существенных проблем для компании, например, снижение качества продукции (услуги) или начисление больших штрафов со стороны контролирующих органов.  Приведу пример для регулярной деятельности компании - возможные причины неоптимальных затрат на персонал могут быть: нерезультативность производственных процессов (большое количество брака), нерезультативность управленческих процессов (создание ненужных отчетов), неэффективность производственных процессов (низкая автоматизация труда, нарушение эргономических требований), неэффективность управленческих процессов (ручное внесение идентичной информации в различные базы данных). Автор рекомендует для проведения причинно-следственного анализа отделять «прочую результативность и эффективность» от результативности и эффективности системы управления персоналом (мотивация, обеспечение условий труда, подбор, адаптация, оценка и аттестация, обучение и развитие, учет, формирование кадрового резерва, обеспечение внутренних коммуникаций, увольнение). Отдельный анализ нерезультативности и неэффективности  системы управления персоналом позволяет правильно расставить акценты анализа в каждом направлении и, в одном случае, сконцентрироваться на вопросе, что мы можем улучшить в нашей системе вообще, а в другом – как нам оптимизировать расходы на персонал в существующей системе.

Хотелось бы отметить важность подкрепления любых усилий в области оптимизации численности и расходов на персонал адекватной системой мотивации (система, стимулирования менеджеров и исполнителей на оптимизацию численности и расходов на персонал) и качественной системой управленческого учета (система, предоставляющая менеджерам необходимую и достаточную информацию для принятия результативных и эффективных решений).

Все перечисленные выше вопросы будут подробно рассмотрены на тренинге «Оптимизация численности и расходов на персонал». Слушатели получат необходимые инструменты и навыки их применения для решения обозначенной проблемы. Большое количество примеров из опыта автора по проведению проектов по оптимизации расходов на персонал существенно повышают усвоение материала участниками тренинга и его практическую направленность.

Приглашаю Вас и ваших коллег принять участие в моем тренинге.

Сергей Мальцев